Hvordan vi får bedre udbytte af møder

Det er et meget vigtigt emne, at diskutere hvordan vi får bedre udbytte af møder. Alle der enten selv har været mødeleder eller deltaget på møder arrangeret af andre, kan nikke genkendende til, at der kan være stor forskel på, hvor meget man føler, at man har fået ud af et møde.

Når man rejser land og rige rundt, er det ikke sjovt, hvis man bagefter føler, at man egentlig har spildt sin tid. Dette uanset om det er andres manglende mødedisciplin, deltagelse eller noget tredje.

Det første der kan irritere er, hvis folk ankommer for sent. Ikke fordi det sker en enkelt gang. Det kan ske for alle, men vi kender godt de typer, som altid satser på, at ALT flasker sig. Når det ikke sker, så vælter deres tidsplaner – og det spilder alles tid, at man skal vente på en eller flere, som BURDE have lært at møde til tiden.

Jeg har som mødeleder altid valgt at ankomme lang tid før et møde skulle begynde. Både så man kunne få lavet kaffe til alle, men også sat borde korrekt op, sørget for, at projektoren fungerer, og i det hele taget, så man ikke selv skulle være årsag til, at andre møder op til noget, som ikke spiller helt fra starten af. Det er et gammelt handicap fra den korte militærtid, at jeg har en naturlig erkendelse af, at vi ikke kan nå i mål, hvis ikke den plan, man selv har foreslået bliver overholdt. 🙂

Den grundige forberedelse har samtidig den store fordel, at du ikke skal vente på en opdatering af Windows når du tænder maskinen, fordi det alt sammen er klaret FØR mødet starter. Ens gamle nørde-gen ud i IT fornægter sig ikke… Hvis man tænder i sidste øjeblik, er det altid den slags der driller… 🙂

Samtidig har jeg altid brugt den teknik, at jeg under introduktionen af dagens dagsorden (agenda, om man vil!), kender de spilleregler, der gælder. F.eks. at alle ved, hvornår de kommer ind i første runde på pågældende møde, men også for at sikre, at folk ikke fra starten af f*cker det hele op med pedanteri før det bliver deres tur til at fremlægge deres bidrag til pågældende møde.

Dette skal man naturligvis gøre med respekt for alle, for det er vigtigt, at alle bliver hørt. 🙂

Hvis man ikke laver denne direkte forventningsafstemning fra starten af, kommer man til at mangle struktur på mødet, og så skrider planerne. Når man derimod har styr på strukturen er man også sikker på, at alting kommer med, og selvom det kan være godt, at samle op under et punkt som “Eventuelt”, så siger min erfaring mig, at alle føler sig mere anerkendt, når de fornemmer, at man rent faktisk HAR gjort sig tanker om hvorfor alle, man har inviteret har en vigtig rolle at spille.

På samme måde har jeg også altid haft succes med at skrive referater, og bibeholde to-do lister med klart ansvar for hvem, der tager sig af hvilke ting. Så opstår der aldrig tvivl om, hvem der gør hvad – og i særdeleshed aldrig opstår uklarheder om, hvem man skal have fat på i tilfælde af misforståelser. Det giver helt sig selv, når folk vågner til en e-mail med referatet fra mødet inden de er landet tilbage i Aarhus eller København, hvis du holder et møde i fx. Odense.

Den vigtigste ting alle kan bidrage med, for at alle får en fornemmelse af godt udbytte fra det afholdte møde er, at alle føler, de er blevet hørt, og at man sætter pris på deres deltagelse.

Hvad er dine tanker om de møder, du har deltaget i, og er der andre ting, du kommer i tanke om, efter du læste denne artikel på bloggen?

Fortsat god dag til alle. 🙂

Leave a Response