Løsning på Valdemar Atterdag komplekset

Når folk fortæller mig om at de har haft mails liggende i flere måneder, så tænker jeg ofte på hvorfor folk ikke lærer at være konsekvente. Det er på høje tid at have en klar holdning til e-mail, hvis du gerne vil have mere gennemslagskraft online. Du er nødt til at kende e-mail som medie, og du kan lige så godt lade være med at udsætte ting.

Enten fortjener en mail et svar eller også gør det ikke… 🙂

Der findes kun tre slags e-post:

  1. Post der kan besvares straks
  2. Post der kræver et fyldestgørende svar, hvor du evt. ikke har alle informationer endnu
  3. Post der lige så godt kan slettes

Kender du forskel på typerne af e-mail? Sorterer du direkte og med det samme eller lader du tingene ligge i din Indbakke så den vokser med uhyrlig hast? Jeg har selv en indbakke der ligner følgende:

Ti mails. Et par enkelte skulle lige printes og gemmes — pga vigtige vedhæftninger. Men der er OVERBLIK.

Lad os kigge på de tre typer e-mails:

Post der kan besvares straks
Når du KAN give et svar med det samme, så gør det. Sørg for at folk får et hurtigt og præcist svar, og følg op på det du måtte have fået af informationer. Lad sagen blive behandlet ordentligt. Så kan du henlægge den som gennemført eller indsætte den i en relevant undermappe så der er orden i systemet.

Post der kræver et fyldestgørende svar, hvor du evt. ikke har alle informationer endnu
Hvis du ikke helt har alle svar på spørgsmålene i en evt. mail, så videresend den, og søg informationerne besvaret. Gem mailen der ligger i Sendt. Denne gang lægger du den IKKE videre. Du skal nemlig bruge det til at kunne følge op på sagen, hvis der ikke sker noget.

Når alle sager er løst ender din Sendt-mappe med at være lige så tom som din Indbakke. Du vil derefter altid have et klart overblik over både hvad du har lavet, men også hvad der evt. mangler at blive gjort.

Post der lige så godt kan slettes
Hvis du på forhånd kan se, at mailen ikke har noget fornuftigt formål, så slet den. Glem alt om mailen, og lad det du har slettet være passé. Ingen grund til at se sig tilbage. Hvis du har vurderet at sagen ikke er vigtig nok til at blive besvaret, men blot er spild af tid, så er det en god idé at minimere det tidsspilde du ellers vil komme ud for.

“Umuligt at gennemføre!” siger du nu…
Det er bestemt IKKE umuligt at gennemføre. Tværtimod. Det er den ENESTE måde du kan blive effektiv til at håndtere e-mail som medie. Der kræves hurtige og præcise svar, og det er fuldkommen latterligt at se virksomheder hvor dette medie ikke håndteres ordentligt. Nogle har slet ikke styr på hvad de sender rundt, og de iblandt os som HAR styr på vores indbakker må konstant minde folk om at sende ting de IKKE har sendt.

Lad dog den slags blive en æressag. Det tager ingen tid at lave et system der fungerer. Hvis du bruger en postklient som Thunderbird fra Mozilla eller The Bat! fra Ritlabs, så kan du nemt lave filtre som fordeler tingene så du får endnu bedre kontrol over tingene frem for dem som bruger det sløve Outlook.

Jeg har nogle klare forventninger til hvornår folk giver et svar. Efter en uge uden svar kan jeg sagtens finde på at minde modtageren om at jeg ikke har fået noget svar. I 90% af tilfældene er folk glade for en sådan reminder fordi de har glemt at vende tilbage. I 5% af tilfældene afventer folk et svar fra andre, men glemmer at melde tilbage, at de er i gang med at håndtere sagen. I de resterende 5% af sagerne er det ren og skær sløvsind der gør, at folk bagefter må krybe til korset og erkende, at de ikke har styr på et svar.

Uanset årsagen bør du – allerede nu – sørge for, at du aldrig mere udsætter tingene. Ét er, at du måske har gjort det før, men det er vigtigt at tage e-mail alvorligt.

Alle ønskes en god søndag. 🙂

Leave a Response