Gør svære samtaler nemmere
Gør svære samtaler nemmere. Det ER muligt at gøre selv svære samtaler meget nemmere, hvis du formår at sætte dig nogle klare mål, opbygge en anstændig strategi, behandler din modpart med respekt, og bekræfter aftalen skriftligt. Vi skal kigge på et eksempel på en svær samtale, og strategien kan også bruges på andre samtaleformer.
I det konkrete tilfælde tager vi udgangspunkt i en samtale med en medarbejder som ikke har overholdt en indgået aftale om bedre sygestatistik. Skabelonen kan også bruges i forbindelse med klager over dårlig kundeservice, ønske om bedre rabatter og mange andre sammenhænge. Konkretiseringen i dette enkelte tilfælde er kun taget fordi det ofte er den sværeste samtale for mange ledere.
Photo courtesy PhotoXpress.com
Huskeseddel for din samtale:
- Sæt dig et klart mål for samtalen – før du starter
- Brug en anstændig strategi – også selvom du føler dig fuldt berettiget til at gøre samtalen kort
- Sørg for at behandle din modpart med respekt
- Bekræft den indgåede aftale skriftligt – enten som mail eller brev
Sæt dig et klart mål for samtalen – før du starter
Hvis du har givet en medarbejder en fair chance for at forbedre sin sygestatistik, men der stadig er problemer, så er det vigtigt at sætte sig et klart mål for den samtale du skal indlede. Ønsker du at beholde medarbejderen eller er du egentlig mest interesseret i at gøre det klart hvor dette bærer henad?
Lad være med at indlede din samtale med en negativ konstatering. Prøv i stedet at starte med ordene: “Hej
Kan I finde en fornuftig aftale så sørg for at bringe aftalen fornuftigt i havn. Sæt en deadline, og skab en konstruktiv dialog. Sørg for gensidig respekt hele vejen gennem samtalen.
Brug en anstændig strategi – også selvom du føler dig fuldt berettiget til at gøre samtalen kort
Det KAN være fristende at løse konflikten hurtigt og nemt. Nogle passer bare ikke ind i virksomheden, og sådan kan det være nogle gange. Dog bør du være opmærksom på at en dårlig samtale med én medarbejder pludselig kan blive til en voldsom konflikt på hele arbejdspladsen med dårligt arbejdsmiljø til følge.
Hvis du behandler medarbejderen anstændigt vil alle kunne forstå, at det er helheden du tænker på. Hvis alle føler sig godt behandlet på virksomheden er der ingen tvivl om, at du kan få alle medarbejderes støtte hvis du gør det klart hvorfor du tager de skridt du gør. Det du altid bør sikre dig er INFORMATION til alle, så der ikke startes unødvendige rygter om hvad der er foregået.
Ved ordentig information sikrer du at alle kender retningslinjerne, og at alle bør vide at de kan komme til dig. Hvis du er en åben og modtagelig leder vil dine medarbejdere finde det naturligt at komme til dig frem for at tale bag ryggen af dig. Det giver godt arbejdsmiljø at tage den slags sager alvorligt.
Sørg for at behandle din modpart med respekt
Som ovenfor beskrevet er det VIGTIGT at fastholde respekt for den person du taler med. Vedkommende skal vide, at du gerne vil hjælpe, men det kræver at vedkommende er åben og ærlig. Sørg for aldrig at spørge ind til noget du ikke MÅ spørge om, men gør det samtidig klart at du prøver at hjælpe personen — uanset problemets art eller omfang.
Bekræft den indgåede aftale skriftligt – enten som mail eller brev
Når samtalen er slut er det en god idé at skitsere den indgåede aftale. Mens alt er i frisk erindring kan en god og positiv opridsning være en god huskeseddel for begge parter.
Nu er du lidt bedre rustet til at gøre svære samtaler meget nemmere. God fornøjelse.